Documenten AVG proof opslaan

U heeft allerlei belangrijke documenten op kantoor liggen met persoonsgegevens erop, maar u heeft geen idee waar u AVG documenten moet opslaan. Of u bent net uw onderneming gestart en u gaat werken met persoonsgegevens? In alle gevallen is het wettelijk verplicht om deze gegevens goed en veilig op te slaan. In dit artikel leest u hoe u het beste persoonsgegevens kunt bewaren.

Wat is het doel van de AVG wet?

Vanaf 25 mei 2018 is de AVG van toepassing. Dat betekent dat er sinds die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie. Het doel van de AVG wetgeving is het beschermen van de persoonlijke, maar ook zakelijke gegevens van burgers. Dit gebeurt om de verwerking van persoonsgegevens te reguleren. Organisaties zijn verantwoordelijk voor het beschermen van de gegevens die zij verzamelen en verwerken. Daarnaast heeft ieder persoon bepaalde rechten met betrekking tot deze gegevens. Zo hebben uw klanten altijd het recht om in te zien welke gegevens u van hen bewaart.

Hoe slaat u documenten AVG proof op?

Het is voor de AVG heel belangrijk om goed met persoonsgegevens om te gaan. Hoe slaat u deze op? Wat mag u opslaan? En wat is de beste manier daarvoor? Hier geven we u een aantal tips voor het veilig bewaren van digitale en fysieke AVG documenten:

Sla alleen basisinformatie op

Als uw medewerker u belt om zich ziek te melden, mag u niet naar specifieke gezondheidsgegevens vragen. U mag bijvoorbeeld ook geen gegevens bewaren op basis van geloof of seksuele voorkeur. Door de AVG worden dit soort gegevens gezien als ‘bijzondere persoonsgegevens’ en ze mogen dus niet opgeslagen worden. Fysieke bijzondere persoonsgegevens moeten vernietigd worden met behulp van een papierversnipperaar of extern vernietigingsbureau.

Zorg voor een beveiligde omgeving

Het is belangrijk dat u voorkomt dat onbevoegden bij adresgegevens of verlofverzoeken kunnen. Zorg er daarom voor dat vertrouwelijke documenten altijd in een omgeving gedeeld worden die met een wachtwoord en tweestapsverificatie beveiligd is. HR-documenten delen via een gedeelde Google Drive, Dropbox of One Drive kan snel leiden tot een veiligheidsprobleem.

Gebruik tweestapsverificatie voor extra veiligheid

Met tweestapsverificatie maakt u gebruik van een extra laag beveiliging. Met deze tweestapsverificatie heeft u altijd een tweede apparaat, wat vaak een smartphone is, nodig, dat aan hetzelfde account is gekoppeld. Als u inlogt in een bepaald systeem wordt er een sms-code gestuurd naar uw telefoon. Deze voert u in bij het systeem, waardoor het kan zien dat u de juiste persoon bent. Zo zorgt u ervoor dat alleen gemachtigde personen met de juiste tweestapsverificatie bij uw gegevens kunnen.

Maak gebruik van een wachtwoordprotocol

Natuurlijk is het belangrijk om uw persoonsgegevens goed op te slaan. Een belangrijke tip hierbij is het inzetten van een wachtwoordprotocol voor het gehele bedrijf. In dit protocol staat beschreven aan welke eisen een wachtwoord moet voldoen om zo veilig mogelijk te zijn. Ook zorgt dit ervoor dat iedereen eigen inloggegevens moet hebben met een uniek wachtwoord, dat niet gedeeld mag worden. Naast de eisen van een wachtwoord wordt ook bijgehouden wanneer het tijd is om uw wachtwoord te wijzigen en dat het nieuwe wachtwoord geen eigenschappen van het oude wachtwoord mag bevatten. Als u gebruik wilt maken van een wachtwoordmanager zijn 1Password en LastPass zeer aan te raden.

Fysieke documentatie AVG proof opslaan

Als een hacker of hackersgroep het gemunt heeft op uw digitale gegevens, is het mogelijk dat deze gegevens worden gelekt. De enige manier om dit echt te voorkomen, is de documenten fysiek bewaren. Zo is het niet mogelijk om van een afstand bij uw belangrijke gegevens te komen. U moet gevoelige persoonsgegevens altijd achter slot en grendel bewaren. Dit doet u verplicht in een afgesloten ruimte, in een kluis of kast, waar u een hangslot op kunt bevestigen. Zorg ervoor dat zo weinig mogelijk mensen bij deze gegevens kunnen. Maak niet te veel sleutels en deel de eventuele cijfercodes niet met iedereen. Berg de sleutels ook altijd op in een beveiligde sleutelkast. De sleutels laat u dan niet slingeren op de afdeling of in uw kantoor, waar iedereen erbij kan.
 

• De gebruiksfase: dit is de periode waarin de gegevens daadwerkelijk worden gebruikt. Hierin hoeven de gegevens nog niet te worden gearchiveerd.
• De archiveringsfase: in deze periode heeft u de gegevens misschien nog nodig. Nu bewaart u de gegevens volgens administratieve of wettelijke voorschriften.
• De vernietigingsfase: u heeft de gegevens op geen enkele manier meer nodig. Het is dan ook tijd om de persoonsgegevens te vernietigen. Dit doet u via een bedrijf dat hier gecertificeerd voor is of simpelweg met een papierversnipperaar.

Veelgestelde vragen